Cộng đồng freelancer Việt Nam, vươn lên tầm cao mới


Tạo chủ đề mới Gửi bài trả lời  [ 2 bài viết ] 
Gửi bài 06.08.11, 14:28
#48 Quản lý thời gian - lập kế hoạch
Ngoại tuyến Xem thông tin cá nhân


15.07.11, 22:17
34

Quản lý thời gian - lập kế hoạch

Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.

Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.

Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.


Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.
http://vnfreelance.com/forum/images/illustrator/time_management_matrix.jpg
Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấpquan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:

1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.

2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.

3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.

Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”

conduongthanhcong.com



Elance - freelance jobs Freelancer - freelance jobs Noi hoc tieng anh tot
Gửi bài 22.03.12, 00:32
#103 Các câu hỏi khi lập kế hoạch
Ngoại tuyến Xem thông tin cá nhân


15.07.11, 22:17
34

Các câu hỏi khi lập kế hoạch

Phương pháp 5W2C5M này sẽ giúp các bạn :
- Tư duy có hệ thống
- Phối hợp nguồn lực một cách hữu hiệu
- Tập trung vào các mục tiêu
- Nắm vững các nhiệm vụ
- Sẵn sàng ứng phó với thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển kỹ năng kiểm tra.

A) XÁC ĐỊNH RÕ
Why? - Mục tiêu, yêu cầu công việc
What? - Nội dung công việc
Where? When? Who?
How? - Cách thức thực hiện
Control - Phương pháp kiểm soát
Check - Phương pháp kiểm tra
Man, Money, Material, Machine, Method - Nguồn lực thực hiện

B) CHI TIẾT

1) Why? - Mục tiêu - Yêu cầu
- Tại sao tôi làm việc này?
- Nó có ý nghĩa thế nào với tôi, với sự nghiệp của tôi, với công việc của tôi?
- Tôi sẽ đạt được điều gì nếu thực hiện nó?
- Hậu quả sẽ như thế nào nếu tôi không thực hiện?
(Xác định rõ mục tiêu, yêu cầu công việc sẽ giúp ta biết được giá trị công việc và giúp chúng ta hướng công việc vào những mục tiêu chính đồng thời đánh giá đúng hiệu quả cuối cùng)

2) What? - Nội dung công việc
- Nội dung công việc đó là gì?
- Các bước đầy đủ để thực hiện công việc?

3) Where?
- Công việc được thực hiện tại đâu?
- Kiểm tra những bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?

4) When?
- Khi nào bắt đầu, khi nào thực hiện, khi nào kết thúc? (Ở bước này nên xác định rõ độ ưu tiên công việc, mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng từng công việc)

5) Who?
- Ai làm?
- Ai Cộng tác?
- Ai hỗ trợ?
- Ai chịu trách nhiêm?

6) How? - Cách thức thực hiện
- Tài liệu hướng dẫn công việc là gì?
- Cách thức thực hiện từng công việc như thế nào?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Vận hành thế nào?

7) Control - Phương pháp kiểm soát
- Công việc có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ máy móc thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

8) Check - Phương pháp kiểm tra
- Những bước công việc nào cần phải kiểm tra?
- Tần suất kiểm tra như thế nào? - Kiểm tra một lần hay thường xuyên?
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Điểm kiểm tra nào là trọng yếu? - Tuân theo Pareto!

9) Man
- Ai thực hiện công việc đó (Họ đủ kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp không?)
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

10) Money
- Tài chính để thực hiện công việc này là bao nhiêu?
- Nguồn phòng ngừa (Kinh phí phát sinh)

11) Material - Nguyên vật liệu hệ thống cung ứng
- Tiêu chuẩn NVL
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng
- Xác định phương pháp giao hàng, thời hạn giao hàng

12) Machine - Máy móc công nghệ
- Bạn cần những máy móc công nghệ nào để thực hiện công việc này?
- Có nguy cơ rủi ro không? Nếu có bạn giải quyết thế nào?

13) Method - Phương pháp làm việc
- Sẽ áp dụng những phương pháp làm việc nào?
- Phương pháp nào là trọng yếu?
- Bạn biết rõ các phương pháp đó chứ?





Kế hoạch kinh doanh sơ khảo
Trước khi muốn bắt tay kinh doanh, đầu tư vào một lĩnh vực gì đó cần trả lời được các câu hỏi sau:

1- Bán cái gì? cho ai? ở đâu? khi nào?

2- Bán như thế nào? giá bao nhiêu? bán cho bao nhiêu người?

3- Chi phí cố định? chi phí biến đổi?

4- Làm thế nào để đưa khách hàng tới?

5- Làm thế nào để giữ chân khách hàng cho những lần sau?

6- Đâu là sự khác biệt trong sản phẩm và dịch vụ của bạn?

7- Hệ thống quản lý chất lượng và phát triển nhân sự ra sao?

8- Tính đổi mới và khả năng sáng tạo?


Hiển thị những bài viết cách đây:  Sắp xếp theo  
Tạo chủ đề mới Gửi bài trả lời  [ 2 bài viết ] 




Chuyển đến:  
cron
Powered by phpBB